Comme nous avons pu le voir dans la première partie de cette série d’articles : Les Groupes Microsoft 365 sont le coeur du socle technique des outils de collaboration de la suite Microsoft 365 et cela est plus particulièrement vrai pour Microsoft Teams.

Enfin dans mon dernier billet sur le sujet : j’ai pu vous présenter les possibilités d’administration de ces Groupes et l’importance de disposer d’une stratégie globale pour la mise en place d’une Gouvernance qui s’adapte à l’ensemble de l’organisation.

Nous allons donc voir maintenant comment faire de Microsoft Teams un outil de gouvernance à l’aide de la PowerPlatform.
Nous pourrons ainsi aborder le point de vue fonctionnel pour des personnes en charge de la gouvernance et voir comment automatiser et faire respecter les règles de l’organisation. Nous verrons également le point de vue métier qui s’attend à disposer d’une solution simple et rapide permettant de gagner en productivité au quotidien.

Les besoins de la Gouvernance :

Avant de se lancer dans la construction d’une solution de Gouvernance il est important de mettre à plat plusieurs points importants :

  • Pourquoi avons-nous besoin de Gouvernance ?
  • A qui cette Gouvernance est destinée ?
  • Quels sont les objectifs de cette Gouvernance ?
  • Quelle experience souhaitons nous mettre en place autour de cette Gouvernance ?

Ces questions sont primordiales afin de pouvoir construire une solution qui soit correctement adaptée au contexte de l’organisation et qui réponde donc aux objectifs attendus.

Les points ci-dessous permettent de se rendre compte que la Power Platform à l’aide de Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agent, mais également l’ensemble des outils natifs de la suite Microsoft 365 permettent d’automatiser des tâches administrative et de gouvernance pour la DSI, sans avoir besoin de s’équiper d’un outillage externe parfois couteux en plus d’amener très souvent des questions et donc problématique sur la sécurité et les flux d’informations qui sortente de l’environnement sous contrôle de l’Organisation.

  • La possibilité d’appliquer une convention de nommage (simple ou complexe) aux espaces de collaboration
  • La possibilité d’appliquer de la configuration et des règles de sécurité aux espaces de collaboration
  • La possibilité d’appliquer de la classification sur les données et les espaces de collaboration
  • Pouvoir disposer d’un catalogue de templates de Groupes, d’équipes Teams, de sites SharePoint et de communautés Yammer
  • Pouvoir disposer de modèles de productivité sur étagère
  • Pouvoir disposer de règles d’approbation à la carte
  • Disposer d’une solution permettant de gérer le cycle de vie avancé
  • Pouvoir disposer d’une solution moderne accessible directement à travers Microsoft Teams
  • La possibilité de disposer d’une solution d’administration centralisée accessible à une population métier : non technique
  • Pouvoir disposer d’une solution de monitoring automatisé :
  • Pouvoir maitriser les coûts de la Gouvernance Teams :
  • Bonus : Prendre en compte l’historique
Convention de nommage :

Cela se traduit par le fait d’utiliser un ou des préfix/suffix qui vont venir impacter l’adresse email du Groupe (donc la partie calendrier et boîte aux lettres partagées) mais également l’url (donc l’adresse) du site SharePoint associé au Groupe.

Cela peut se faire de manière simple en appliquant automatiquement un préfix en dur pour toute création de Groupes/Teams mais il est souvent nécessaire de se caller sur la structure hiérarchique de l’entreprise et ainsi venir construire une convention de nommage dynamique qui peut être composée de plusieurs parties : Division, Département, BU, Code interne, Localisation, Type d’équipe, Type d’espace, Template etc…

making naming convention great again - Nancy Pelosi Clapping ...

Enfin il ne faut pas oublier que la convention de nommage permet aussi de protéger le nom de cet espace de collaboration de toute dérive en ayant la capacité de se baser sur un ensemble de mots réservés et/ou bloqués.

Une bonne convention de nommage peut prendre un certain temps en reflexion en amont mais, cette dernière porte ses fruits dès lors que l’on souhaite gérer le cycle de vie de la donnée et donc des espaces de collaboration.

Configuration & Règles de sécurité :

La sécurité est un sujet critique pour toutes les organisations quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité. Il est important de renforcer cette Gouvernance des espaces de collaboration avec l’application automatique de configurations et de règles de sécurité permettant de garantir que les données, mais aussi les métadonnées associées à un Groupe/Teams, sont protégées et sont donc conformes aux règles de l’organisation.

C’est aussi pour cela que beaucoup d’organisations ont encore du mal à mettre en place de la Gouvernance Teams car, à ce jour, la majeur partie des solutions sont des solutions SaaS tierces qui sont hébergées en dehors de l’environnement client et qui font, de fait, transiter des flux d’informations en dehors de l’écosystème du tenant. D’un point de vue sécurité c’est un point sensible ce qui amène beaucoup d’entreprises à mettre une opposition catégorique à l’utilisation et la mise en place de ce type de solution.

3 BuzzFeed Inspired Memes on Protecting Your Content | Egnyte

Pour autant l’équilibre entre Sécurité et Productivité est primordiale. La récente Crise du COVID-19 à bien montrer les limites du modèle “tout sécurité” en faisant éclater beaucoup de barrières qui devront être ajustées dans les semaines et mois à venir… Je ne manquerai pas d’y revenir dans un prochain article.

Comment résoudre l’équation : Collaboration + Sécurité = Productivité ?

Pour répondre à cette question, il est nécessaire de comprendre que la suite Microsoft 365 ne se résume pas à une boîte mail Exchange/Outlook, tout comme le fait que Teams n’est en rien un simple outil de chat et de visio.
Au sein de l’écosystème Microsoft 365 existe la Power Platform qui regroupe un ensemble de solutions permettant entre autre de :

  • Créer et consommer des formulaires ainsi que des applications métiers
  • Automatiser des processus de productivité individuelle
  • Automatiser des processus d’entreprise
  • Collecter et manipuler automatiquement de l’information
  • Modéliser et présenter de l’information à travers des tableaux de bords intelligents
  • Créer et consommer des assistants virtuels (ChatBot)
  • Etendre les cas d’usage ci-dessus avec des capacités de cognitive service et d’IA

Enfin : La Power Platform faisant partie intégrante de la suite Microsoft 365, elle reste sous contrôle complet de l’organisation ce qui lui permet de répondre en partie à cette problématique de sécurité.

Classification :

A la frontière entre les deux mondes que sont la sécurité et la conformité. Depuis longtemps beaucoup d’organisations ont pour habitude de classer leurs données par type, et par niveau de confidentialité. Cela permet, avec les intégrations de la suite Microsoft 365, de mettre en évidence la classification et donc la sensibilité de l’information au travers des différents clients tel que Word, PowerPoint, SharePoint, Teams, Outlook etc…

Lorsque de la classification est positionnée au niveau d’un Groupes, donc d’un espace de collaboration, cela aide à classer et donc potentiellement protéger, l’ensemble des données sous-jacentes d’une équipe Teams.

Il est bon de noter qu’il est possible de s’appuyer sur de la classification “informative” qui n’a pas d’impact côté sécurité ou d’aller plus loin dans la mise en place de ce type de configuration et d’utiliser les labels sensitifs permettant eux d’appliquer automatiquement des règles de sécurité aux espaces, Groupes, Teams et donc aux données qui y sont présentes.

Enfin il est nécessaire de disposer d’une solution permettant de faire classifier la donnée de l’espace par les personnes les plus à même à déterminer le niveau de classification à utiliser à savoir : les responsables de l’espace de collaboration (soit les propriétaires pour une équipe Teams)

La responsabilisation des métiers par les propriétaires d’équipes Teams permet d’acroitre le potentiel de productivité et de collaboration tout en libérant de la bande passante pour la DSI !

Catalogue de templates / modèles :

Comme nous avons déjà pu le voir, l’experience cliente est primordiale, il est donc impératif de disposer de modèles de Groupes et d’équipes Teams ou de sites SharePoint voir de communautés Yammer pour répondre aux différents besoins métiers et cas d’usage qui sont présents au sein d’une organisation.

Il existe très souvent une multitude de métiers avec des besoins bien spécifiques au sein d’une organisation. Un seul et unique “modèle projet” n’aurait pas de sens, tout comme avoir trop de templates peut rapidement être disruptif d’un point de vue utilisateur. Il est donc important de voir les modèles d’équipe Teams / SharePoint / Yammer / Groupes comme la colonne vertebral de la gouvernance. A l’image du chiropracteur qui la remet en place pour atteindre le plein potentiel de votre corps, le fait de disposer de modèles adaptés, à jours, et contextualisés aux besoins de l’organisation favorisera grandement adoption et experience ainsi que le potentiel de productivité des utilisateurs.

Il est bon de rappeler qu’un modèle d’équipe ne se résume pas des canaux et des onglets… Vous pouvez y inclure des applications, des bots mais surtout venir enrichir le tout avec un modèle SharePoint associé, des fichiers automatiquement générés, un Kanban Planner avec des tâches prêtes à l’emploi ou encore venir augmenter l’experience en y ajoutant des notifications, des guides, des ressources … et bien sur le tout totalement en lien avec l’usage proposé par le modèle.

Why managing user feedback in Google sheets is not a good idea ...

Enfin, la collecte des retours utilisateurs pour venir améliorer et faire évoluer les modèles est crucial. Un modèle mis en production à un instant T ne sera peut être plus adapté 3 mois, 6 mois après. Cela est encore plus vrai au tout début d’un projet de mise en place de Gouvernance Teams car, l’un des premier objectif, sera de faire grandir la culture et les usages des outils de collaboration. Le projet démarrera très souvent avec un modèle allégé pour en faciliter l’adoption mais ce dernier se devra d’arriver à suivre le rythme de l’évolution des besoins utilisateurs.

Si les utilisateurs n’ont pas la possibilité de faire des retours sur la pertinence de la configuration en place ou encore, de proposer des idées d’améliorations comment savoir si les modèles sont adaptés ?

Il n’est parfois pas nécessaire de chercher bien loin : Microsoft Forms permet de mettre en place très rapidement ce type de collecte tout en ayant les capacités de s’intégrer pleinement au sein d’une application Power Apps et Microsoft Teams !

Template as a Service

En lien direct avec les modèles d’équipes Teams, de Groupes ou de SharePoint, il est souvent nécessaire de pouvoir étendre les capacités de productivité des espaces de collaboration avec des modèles dédiés à des usages spécifiques.

Teams est présent depuis maintenant bientôt 4 ans et pour autant encore très peu d’organisation l’utilise à son plein potentiel. Pourquoi ? car encore trop peu de populations sont bien formées au champs des possibles qu’apporte Teams. Ne négligez pas l’importance et l’impact de l’adoption, de la formation et bien sur la gestion du changement.

  • Besoin d’enregistrer une réunion ? un webinar ? une vidéo ? => Vous avez Teams donc vous avez Stream ?
  • Besoin d’organiser des tâches pour votre projet ? votre équipe ? => Vous avez Teams donc vous avez Planner ✅
  • Besoin de travailler sur des données et les mettre en forme ? => Vous avez Teams donc vous avez un espace PowerBI ?
  • Besoin de partager de l’information et créer du contenu ? => Vous avez Teams donc vous avez aussi SharePoint ?
  • Besoin de créer des sondages, collecter des réponses et analyser le tout ? => Vous avez Teams donc vous avez un espace Forms collaboratif ⁉️
  • Besoin de prendre des notes partagés ? Vous avez Teams donc vous avez OneNote ?
  • Besoin d’automatiser vos processus collaboratifs ? Vous avez Teams donc vous avez accès aux intégrations de la Power Platform ?

La stratégie consiste à construire des “Templates as a Service” pour permettre aux utilisateurs de pouvoir venir mixer les utilisations de ces briques entre elles et ainsi venir construire de nouveaux templates qui vont venir nourrir votre catalogue global.

Capacité d’approbation

Disposer de modèle d’équipe Teams, de modèle SharePoint ou de modèle Yammer c’est très bien mais est-ce que l’intégralité de ces modèles ont vocation à être utilisé par l’ensemble de l’organisation en libre accès ?

Il est souvent nécessaire de restreindre l’accès à certains modèles via des approbations et quoi de mieux que la Power Platform et les capacités natives de création de processus d’approbation via Power Automate permettant de gérer la validation, le rejet ou encore le transfert d’une demande à une personne tierce, le tout en restant dans les conversations Teams ?

Pouvant s’appuyer sur le même principe que la convention de nommage : il est possible de construire des approbations simples avec des approbateurs par modèles d’équipes ou d’aller beaucoup plus loin et venir s’appuyer sur l’annuaire Azure Active Directory et les informations de l’organisation pour venir construire un système d’approbation avancée à plusieurs niveaux.

Tout en sachant bien sur que l’ensemble de ces fonctionnalités sont natives avec la Power Platform et, cerise sur le gâteau, aucune information ne sortira de l’environnement Microsoft 365 contrairement à une solution tierce basée sur un model SaaS qui aspire toujours à minima une partie des informations de l’environnement comme vous pouvez le voir sur les applications Teams tierces. Il est donc très important de prendre en compte cet aspect dans le choix de votre solution. Et c’est là que la Power Platform se démarque totalement.

Exemple d’autorisations nécessaires pour le fonctionnement d’une application tierce. Cela représente les données qui sont partagés, sont accessible par l’éditeur tiers et donc transite en dehors de l’environnement Microsoft 365.

Cycle de vie avancé :

A ce jour très peu de solutions de Gouvernance proposent une gestion fine du cycle de vie des équipes Teams et donc des Groupes Microsoft 365. Pour autant Microsoft ne laisse pas les organisations sans solution : Une partie des fonctionnalités sont accessibles à travers Azure Active Directory mais nécessitent d’être consommer au travers de scripts, d’outils et de solutions ce qui n’en rend pas leur adoption très simple pour des populations non IT.

Il est également nécessaire de disposer de licence Azure Active Directory Premium (P1) pour pouvoir utiliser ces fonctionnalités (comme l’expiration des Groupes). Ce qui peut être rapidement un frein pour beaucoup d’entreprises qui ont un nombre important d’utilisateurs.

Enfin, comme vous l’avez compris à la lecture de mes différents articles : il n’existe pas de Gouvernance générique. Qui dit Gouvernance, dit spécificité et dit également, contexte métier. Cela doit se retrouver dans les capacités de la solution à pouvoir s’adapter et être flexible. C’est là une fois de plus que l’utilisation de la Power Platform permet de se démarquer nettement des outils tiers qui sont eux contraints et limités aux fonctionnalités proposées par l’éditeur. Avec la Power Platform il est possible de modifier des paramètres, d’ajouter des fonctionnalités, d’en enlever, etc…

Pour en revenir au cycle de vie, la Power Platform et plus particulièrement Power Automate via les processus d’approbations permettent d’interagir directement avec l’experience utilisateur dans Teams sans avoir à utiliser d’outils externes ce qui évite tout changement de contexte et donc toute perte de temps.
Il est donc possible de venir contrôler l’expiration d’une équipe Teams et de déclencher un processus avec approbation pour déterminer si l’équipe doit être Archivée, Renouvelée, Supprimée, Déplacée ou encore la faire passer par un processus dédié. Enfin plutôt que d’utiliser les Emails, il est également possible d’interagir avec les responsables des équipes Teams à l’aide d’un ChatBot directement dans Teams.

Teams, pour les gouverner tous.

Le cycle de vie peut être différent pour chaque organisation mais aussi pour chaque modèle d’équipes, type de projets ou départements. Il peut être judicieux d’articuler le design de votre Gouvernance autour des modèles d’équipes ou encore de la classification des données pouvant eux même déterminer le cycle de vie attendu qui sera donc automatiquement déclenché. Nous allons voir par la suite la pertinence de cette stratégie.

Une solution Moderne intégrée nativement à Microsoft Teams

D’un point de vue Experience Utilisateur il n’est pas bon de devoir sortir de Microsoft Teams pour créer des équipes Teams. Il est donc impensable de mettre en place une solution basée sur un formulaire présent sur une page web ou un site externe. Même si ce dernier peut être intégré dans Teams, son accessibilité et donc son utilisation aurait un impact négatif fort sur l’experience tout en accentuant la complexité d’Adoption.

Il est donc primordial de disposer d’une solution moderne, nativement intégrée dans l’interface de Microsoft Teams, permettant de se fondre totalement dans l’interface et le design de Microsoft Teams pour arriver à un point où l’utilisateur ne fait plus de différence entre l’outil de gouvernance et les menus de l’interface Teams.

Power Apps, qui est la brique permettant de construire des formulaires, des applications métiers d’entreprise, permet de créer des applications totalement intégrées à Microsoft Teams. Il est donc très facile de venir automatiquement épingler une application dans l’interface Teams de chaque collaborateur et cela sans aucun effort IT.

Enfin, lorsque l’on parle de solution Moderne, on pense tout de suite à des beaux logos, un beau design, mais cela ne se résume pas à l’aspect visuel. Il faut prendre en compte toute la partie accompagnement, notifications, onboarding, automatisation, guide à la première utilisation etc… L’objectif est d’arriver à concilier accompagnement des nouveaux utilisateurs en maximisant les messages d’adoption et d’aide à une première utilisation, sans pour autant risquer de venir surcharger de messages des utilisateurs qui seraient déjà bien habitués à l’utilisation de la solution.

La flexibilité de la Power Platform est ici encore un grand avantage comparé à beaucoup d’autre solution. Il est très simple d’ajouter des notifications, des options d’aide au lancement en se basant sur des metrics d’utilisation propre à chaque population ou faisant le lien avec le modèle d’équipe utilisé.

Voici deux cas concrets permettant de comprendre le champs des possibles pour vous projeter avec vos propres besoins

  • L’utilisation d’un modèle de démo (Merci à Théophile Chin-Nin pour ce concept) qui permettra à chaque collaborateur souhaitant découvrir Teams d’effectuer des tests sans risque d’impacter une équipe existante. Cette experience est renforcée avec la présence d’une limitation à une équipe de ce type par utilisateur et l’activation de l’auto archivage de cette équipe passé un certain délais. Enfin les équipes d’Adoption et de Change de l’organisation peuvent ainsi optimiser ce modèle en y intégrant, vidéos, parcours de formation et toute ou partie du Microsoft Teams Advisor.
  • L’utilisation d’un modèle de gestion de crise : permettant une création très rapide d’une équipe incluant l’automatisation de l’ajout des parties prenantes basé sur le type de crise, en y incluant des notifications nominative, la création de tâches, l’ajout de pont de conférence, de ressources documentaires et la possibilité d’y deployer des outils de communication transverse permettant très rapidement de gérer la diffusion de l’information à l’échelle de l’organisation.

Une administration centralisée accessible et intuitive

La Power Platform permet de créer des solutions métiers rapidement quand il fallait avant des mois à une équipe de Développeurs pour construire ces mêmes solutions.

La Power Platform répond très bien au principe de Pareto souvent appelé là loi du 80/20 tout en permettant à toute une nouvelle population de s’approprier les capacités qui y sont présentes. Cette “nouvelle” population est souvent appelée Citizen Developer ou Power User. Généralement ce sont des utilisateurs finaux qui vont utiliser l’ensemble des outils mis à disposition par la DSI pour réaliser une application ou automatiser un processus et ainsi gagner en productivité que ce soit pour un usage personnel ou dans le cadre d’une équipe, d’un projet, d’un département.

Pour rappel, comme nous avons pu le voir précédemment, la Gouvernance Teams n’est pas seulement un challenge pour l’IT mais aussi et surtout pour les métiers et la gestion de l’information au sein de l’organisation.

Il est primordial d’intégrer les métiers dans vos discussions et ateliers pour la mise en place et la réussite d’un projet de Gouvernance Teams.
D’experience, exclure les responsables métiers, manager et direction de cette reflexion amène très souvent à deux situations à très court terme post-projet :

  • L’échec de l’adoption et un risque fort de Shadow IT
  • Un grande charge non initialement prévue pour réajuster la Gouvernance afin de répondre aux vrais besoins métiers (modèles non adaptés, cas d’usage non pris en compte…) ce qui peut entrainer un impact fort sur l’experience.

C’est donc grâce à la Power Platform et dans notre cas Power Apps qu’il est possible de construire à l’intérieur même de la solution, des accès dédiés à une population en charge de la Gouvernance. Cette population pourra, depuis Teams venir faire évoluer, ajuster et ainsi rendre disponible des modifications visibles immédiatement par les utilisateurs.
Enfin cela n’empêche pas de pouvoir s’appuyer à tout moment sur des profils Pro-Dev qui seront en capacité d’ajouter des fonctionnalités et des paramètres, qui deviendront consommable par cette population de Power-User.

Un reporting & monitoring totalement automatisé

Que serait la gouvernance sans Monitoring ? Comment savoir si la solution est bien utilisée ? voir même si elle est utilisée tout court ?

Mieux encore : Comment détecter des usages ? Mettre en évidence la consommation des Groupes Microsoft 365, des équipes Teams ? Et surtout comment aller plus loin que les rapports natifs de Microsoft en faisant parler les données dans le contexte de l’organisation ?

Beaucoup d’organisations que j’ai pu rencontrer n’ont pas connaissance des rapports d’usages natifs de Microsoft. Cette mine d’information gratuite est accessible à toute organisation sous Office 365 et mérite d’être partagée et utilisée comme point de départ pour venir renforcer les informations liées à la Gouvernance Teams.

Image of the Microsoft 365 usage executive summary.

Malheureusement ces rapports ne vont pas assez loin, il ne permettent pas d’identifier rapidement les équipes sans propriétaires, les équipes obsolètes ou encore les équipes sans classifications, les réunions par équipes, les partages par nom de domaines etc…

Enfin, mieux qu’identifier, pourquoi ne pas utiliser à nouveau la Power Platform et plus particulièrement Power BI pour venir automatiser le déclenchement de processus en se basant sur des alertes. Et si je vous dis que le tout est … consommable à travers Teams voir même à travers Power Apps, vous me suivez ?

Microsoft Teams comme une plateforme !

Il est également possible d’automatiser ce reporting et cette collecte d’information en utilisation les capacités d’automatisation de Power Automate pour récupérer les rapports mais aussi pour construire ses propres rapports en venant lire les signaux d’utilisations présents dans l’API Graph.

Ces signaux ne sont ni plus ni moins que des indicateurs permettant, une fois collectés, d’être mis en forme dans des tableaux de bord et rapports Power BI pour disposer des données sous une forme compréhensible et qui permettra de pouvoir prendre des décisions.

Maîtriser les coûts financiers :

Il est primordial de regarder aussi le coût généré par une solution de ce type et c’est souvent l’un des avantages principaux de la Power Platform comparé à des solutions tierces de type SaaS.

Après l’aspect sécurité, ou encore le côté rigide d’une application sur laquelle il n’est pas possible de venir y apporter soit-même de la personnalisation : le coût d’une solution de ce type est à l’opposé des solutions SaaS. Ces dernières sont très souvent sur un modèle de facturation par utilisateur par mois ce qui peut monter très vite pour certaines organisations. Enfin, qui n’a jamais vu le fameux prix “contactez nos sales”, révélateur d’un modèle économique pouvant subir des fluctuations.

Le modèle économique associé à une solution de Gouvernance Teams reposant sur la Power Platform, surprend très souvent celles et ceux qui le découvrent. Il faut reconnaitre que le licensing de la Power Platform n’a rien de très sexy et peut parfois faire perdre la tête aux plus expérimenté(e)s des consultant(e)s.

Toutefois dans notre cas une seule et unique licence sera nécessaire pour executer l’ensemble des workflows permettant de faire fonctionner la globalité de la solution.

LicensingDESCRIPTION
Power Apps CanvasIncluded in all Microsoft Office 365 License Bundle from Business to E3 & E5
Power Automate PremiumOnly 1 license is required to run the solution (HTTP Premium action)

Enfin, il est important d’être transparent, ce modèle n’est pas écrit dans le marbre, mais si l’on part du principe que seul les processus sont à même d’avoir besoin de connecteur(s) Premium, il ne sera pas nécessaire de disposer de licence particulière pour les utilisateurs de la solution (en dehors des licences Office 365 bien sûr).

Ajouter à cela, et toujours en fonction de certains scénarios plus, il peut être nécessaire d’augmenter la sécurité avec la mise en place d’Azure Key Vault. Cela implique donc de disposer d’une souscription Azure.

C’est à nouveau un des nombreux avantages de la Power Platform et sa capacité d’extension à l’écosystème Azure pour bénéficier de services avancés ou pour se connecter à des parties du SI externe à l’écosystème Microsoft 365, tout en gardant un contrôle sur le flux d’information qui transite.

Bonus : Prendre en compte l’historique

Tout récemment et avec l’aide de Théophile Chin-Nin : J’ai pu constater l’émergence d’un nouveau besoin associé à la Gouvernance Teams et la gouvernance des espaces de Collaboration de manière générale.

Comment faire lorsque l’on démarre la mise en place d’un projet de Gouvernance Teams avec la présence de 200, 500, 10 000 équipes Teams déjà existantes et donc présentes au sein de l’organisation ?

Teams est présent depuis bientôt 4 ans, il est donc tout naturel que dans beaucoup d’organisation des équipes Teams ou des Groupes Microsoft 365 soient déjà présents. Il est souvent constaté qu’une partie de ces espaces sont obsolètes. D’où l’importance d’effectuer à minima un audit et surtout de mettre en place un monitoring automatisé pour se prémunir de ce type de situation.

Malheureusement ce nouveau besoin se vérifie d’autant plus aujourd’hui avec une multitude d’organisations qui se sont lancées sur une utilisation intensive de Microsoft 365 et plus particulièrement de Microsoft Teams sans stratégie établie au préalable et pour beaucoup, de manière forcée face à la situation du COVID-19. Cette dernière a fait sauté beaucoup de barrières pour permettre au maximum de collaborateurs de pouvoir travailler à distance mais, cela a très souvent été fait au détriment de la sécurité et de la gouvernance.

Il est donc plus que nécessaire de venir qualifier ces espaces, de contrôler leur conformité par rapport aux règles de sécurité et de partage de l’information en vigeur et ainsi d’y appliquer la bonne gouvernance.

Là où la Power Platform se démarque, c’est qu’elle permet de venir construire une solution permettant de faire qualifier par les métiers, des équipes Teams et ainsi faire rentrer dans le cycle de vie ces espaces de collaboration. Que ce soit à l’aide du Chat Bot Power Virtual Agent ou simplement en construisant un processus Power Automate et en utilisant les notifications natives du Bot Flow. Il est très simple d’interagir directement avec les propriétaires des Groupes Microsoft 365 nécessitant une attention particulière et de les guider dans la qualification de l’espace qui est sous leur responsabilité.

Comment s’y retrouver ?

Pour “résumé” cela je vous partage ici un mind-map (qui est en constante évolution) afin de vous donner une idée du champs des possibles dès lors que l’on commence à rentrer dans le monde merveilleux de la Gouvernance Teams à travers la Power Platform. N’hésitez pas à vous en servir et à le partager. Vous pouvez aussi me contacter pour y apporter des améliorations. #SharingIsCaring

J’espère que la lecture de ces articles autour des Groupes Microsoft 365 et de la Gouvernance Teams vous aide à mieux comprendre l’importance de ce sujet et pourquoi TOUTES les organisations qui utilisent Microsoft 365 sont concernées. Enfin la Power Platform est une des briques essentielles de toutes les licences Microsoft Office 365. Pour des raisons évidentes de rationalisation, mais aussi comme nous avons pu le voir concernant des aspets sécurités, maitrise et flexibilité, il est important pour beaucoup d’entreprise venir la challenger les capacités de la Power Platform dès lors qu’il s’agit de construire une solution digitale pour répondre à un besoin métier.

A venir dans les prochains articles : des mises en situation réelle de cette solution.