Comme nous avons pu le voir dans la premi√®re partie de cette s√©rie d’articles : Les Groupes Microsoft 365 sont le coeur du socle technique des outils de collaboration de la suite Microsoft 365 et cela est plus particuli√®rement vrai pour Microsoft Teams.

Enfin dans mon dernier billet sur le sujet : j’ai pu vous pr√©senter les possibilit√©s d’administration de ces Groupes et l’importance de disposer d’une strat√©gie globale pour la mise en place d’une Gouvernance qui s’adapte √† l’ensemble de l’organisation.

Nous allons donc voir maintenant comment faire de Microsoft Teams un outil de gouvernance √† l’aide de la PowerPlatform.
Nous pourrons ainsi aborder le point de vue fonctionnel pour des personnes en charge de la gouvernance et voir comment automatiser et faire respecter les r√®gles de l’organisation. Nous verrons √©galement le point de vue m√©tier qui s’attend √† disposer d’une solution simple et rapide permettant de gagner en productivit√© au quotidien.

Les besoins de la Gouvernance :

Avant de se lancer dans la construction d’une solution de Gouvernance il est important de mettre √† plat plusieurs points importants :

  • Pourquoi avons-nous besoin de Gouvernance ?
  • A qui cette Gouvernance est destin√©e ?
  • Quels sont les objectifs de cette Gouvernance ?
  • Quelle experience souhaitons nous mettre en place autour de cette Gouvernance ?

Ces questions sont primordiales afin de pouvoir construire une solution qui soit correctement adapt√©e au contexte de l’organisation et qui r√©ponde donc aux objectifs attendus.

Les points ci-dessous permettent de se rendre compte que la Power Platform √† l’aide de Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agent, mais √©galement l’ensemble des outils natifs de la suite Microsoft 365 permettent d’automatiser des t√Ęches administrative et de gouvernance pour la DSI, sans avoir besoin de s’√©quiper d’un outillage externe parfois couteux en plus d’amener tr√®s souvent des questions et donc probl√©matique sur la s√©curit√© et les flux d’informations qui sortente de l’environnement sous contr√īle de l’Organisation.

  • La possibilit√© d’appliquer une convention de nommage (simple ou complexe) aux espaces de collaboration
  • La possibilit√© d’appliquer de la configuration et des r√®gles de s√©curit√© aux espaces de collaboration
  • La possibilit√© d’appliquer de la classification sur les donn√©es et les espaces de collaboration
  • Pouvoir disposer d’un catalogue de templates de Groupes, d’√©quipes Teams, de sites SharePoint et de communaut√©s Yammer
  • Pouvoir disposer de mod√®les de productivit√© sur √©tag√®re
  • Pouvoir disposer de r√®gles d’approbation √† la carte
  • Disposer d’une solution permettant de g√©rer le cycle de vie avanc√©
  • Pouvoir disposer d’une solution moderne accessible directement √† travers Microsoft Teams
  • La possibilit√© de disposer d’une solution d’administration centralis√©e accessible √† une population m√©tier : non technique
  • Pouvoir disposer d’une solution de monitoring automatis√© :
  • Pouvoir maitriser les co√Ľts de la Gouvernance Teams :
  • Bonus : Prendre en compte l’historique
Convention de nommage :

Cela se traduit par le fait d’utiliser un ou des pr√©fix/suffix qui vont venir impacter l’adresse email du Groupe (donc la partie calendrier et bo√ģte aux lettres partag√©es) mais √©galement l’url (donc l’adresse) du site SharePoint associ√© au Groupe.

Cela peut se faire de mani√®re simple en appliquant automatiquement un pr√©fix en dur pour toute cr√©ation de Groupes/Teams mais il est souvent n√©cessaire de se caller sur la structure hi√©rarchique de l’entreprise et ainsi venir construire une convention de nommage dynamique qui peut √™tre compos√©e de plusieurs parties : Division, D√©partement, BU, Code interne, Localisation, Type d’√©quipe, Type d’espace, Template etc…

making naming convention great again - Nancy Pelosi Clapping ...

Enfin il ne faut pas oublier que la convention de nommage permet aussi de protéger le nom de cet espace de collaboration de toute dérive en ayant la capacité de se baser sur un ensemble de mots réservés et/ou bloqués.

Une bonne convention de nommage peut prendre un certain temps en reflexion en amont mais, cette derni√®re porte ses fruits d√®s lors que l’on souhaite g√©rer le cycle de vie de la donn√©e et donc des espaces de collaboration.

Configuration & Règles de sécurité :

La s√©curit√© est un sujet critique pour toutes les organisations quelle que soit leur taille et leur secteur d’activit√©. Il est important de renforcer cette Gouvernance des espaces de collaboration avec l’application automatique de configurations et de r√®gles de s√©curit√© permettant de garantir que les donn√©es, mais aussi les m√©tadonn√©es associ√©es √† un Groupe/Teams, sont prot√©g√©es et sont donc conformes aux r√®gles de l’organisation.

C’est aussi pour cela que beaucoup d’organisations ont encore du mal √† mettre en place de la Gouvernance Teams car, √† ce jour, la majeur partie des solutions sont des solutions SaaS tierces qui sont h√©berg√©es en dehors de l’environnement client et qui font, de fait, transiter des flux d’informations en dehors de l’√©cosyst√®me du tenant. D’un point de vue s√©curit√© c’est un point sensible ce qui am√®ne beaucoup d’entreprises √† mettre une opposition cat√©gorique √† l’utilisation et la mise en place de ce type de solution.

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Pour autant l’√©quilibre entre S√©curit√© et Productivit√© est primordiale. La r√©cente Crise du COVID-19 √† bien montrer les limites du mod√®le “tout s√©curit√©” en faisant √©clater beaucoup de barri√®res qui devront √™tre ajust√©es dans les semaines et mois √† venir… Je ne manquerai pas d’y revenir dans un prochain article.

Comment r√©soudre l’√©quation : Collaboration + S√©curit√© = Productivit√© ?

Pour r√©pondre √† cette question, il est n√©cessaire de comprendre que la suite Microsoft 365 ne se r√©sume pas √† une bo√ģte mail Exchange/Outlook, tout comme le fait que Teams n’est en rien un simple outil de chat et de visio.
Au sein de l’√©cosyst√®me Microsoft 365 existe la Power Platform qui regroupe un ensemble de solutions permettant entre autre de :

  • Cr√©er et consommer des formulaires ainsi que des applications m√©tiers
  • Automatiser des processus de productivit√© individuelle
  • Automatiser des processus d’entreprise
  • Collecter et manipuler automatiquement de l’information
  • Mod√©liser et pr√©senter de l’information √† travers des tableaux de bords intelligents
  • Cr√©er et consommer des assistants virtuels (ChatBot)
  • Etendre les cas d’usage ci-dessus avec des capacit√©s de cognitive service et d’IA

Enfin : La Power Platform faisant partie int√©grante de la suite Microsoft 365, elle reste sous contr√īle complet de l’organisation ce qui lui permet de r√©pondre en partie √† cette probl√©matique de s√©curit√©.

Classification :

A la fronti√®re entre les deux mondes que sont la s√©curit√© et la conformit√©. Depuis longtemps beaucoup d’organisations ont pour habitude de classer leurs donn√©es par type, et par niveau de confidentialit√©. Cela permet, avec les int√©grations de la suite Microsoft 365, de mettre en √©vidence la classification et donc la sensibilit√© de l’information au travers des diff√©rents clients tel que Word, PowerPoint, SharePoint, Teams, Outlook etc…

Lorsque de la classification est positionn√©e au niveau d’un Groupes, donc d’un espace de collaboration, cela aide √† classer et donc potentiellement prot√©ger, l’ensemble des donn√©es sous-jacentes d’une √©quipe Teams.

Il est bon de noter qu’il est possible de s’appuyer sur de la classification “informative” qui n’a pas d’impact c√īt√© s√©curit√© ou d’aller plus loin dans la mise en place de ce type de configuration et d’utiliser les labels sensitifs permettant eux d’appliquer automatiquement des r√®gles de s√©curit√© aux espaces, Groupes, Teams et donc aux donn√©es qui y sont pr√©sentes.

Enfin il est n√©cessaire de disposer d’une solution permettant de faire classifier la donn√©e de l’espace par les personnes les plus √† m√™me √† d√©terminer le niveau de classification √† utiliser √† savoir : les responsables de l’espace de collaboration (soit les propri√©taires pour une √©quipe Teams)

La responsabilisation des m√©tiers par les propri√©taires d’√©quipes Teams permet d’acroitre le potentiel de productivit√© et de collaboration tout en lib√©rant de la bande passante pour la DSI !

Catalogue de templates / modèles :

Comme nous avons d√©j√† pu le voir, l’experience cliente est primordiale, il est donc imp√©ratif de disposer de mod√®les de Groupes et d’√©quipes Teams ou de sites SharePoint voir de communaut√©s Yammer pour r√©pondre aux diff√©rents besoins m√©tiers et cas d’usage qui sont pr√©sents au sein d’une organisation.

Il existe tr√®s souvent une multitude de m√©tiers avec des besoins bien sp√©cifiques au sein d’une organisation. Un seul et unique “mod√®le projet” n’aurait pas de sens, tout comme avoir trop de templates peut rapidement √™tre disruptif d’un point de vue utilisateur. Il est donc important de voir les mod√®les d’√©quipe Teams / SharePoint / Yammer / Groupes comme la colonne vertebral de la gouvernance. A l’image du chiropracteur qui la remet en place pour atteindre le plein potentiel de votre corps, le fait de disposer de mod√®les adapt√©s, √† jours, et contextualis√©s aux besoins de l’organisation favorisera grandement adoption et experience ainsi que le potentiel de productivit√© des utilisateurs.

Il est bon de rappeler qu’un mod√®le d’√©quipe ne se r√©sume pas des canaux et des onglets… Vous pouvez y inclure des applications, des bots mais surtout venir enrichir le tout avec un mod√®le SharePoint associ√©, des fichiers automatiquement g√©n√©r√©s, un Kanban Planner avec des t√Ęches pr√™tes √† l’emploi ou encore venir augmenter l’experience en y ajoutant des notifications, des guides, des ressources … et bien sur le tout totalement en lien avec l’usage propos√© par le mod√®le.

Why managing user feedback in Google sheets is not a good idea ...

Enfin, la collecte des retours utilisateurs pour venir am√©liorer et faire √©voluer les mod√®les est crucial. Un mod√®le mis en production √† un instant T ne sera peut √™tre plus adapt√© 3 mois, 6 mois apr√®s. Cela est encore plus vrai au tout d√©but d’un projet de mise en place de Gouvernance Teams car, l’un des premier objectif, sera de faire grandir la culture et les usages des outils de collaboration. Le projet d√©marrera tr√®s souvent avec un mod√®le all√©g√© pour en faciliter l’adoption mais ce dernier se devra d’arriver √† suivre le rythme de l’√©volution des besoins utilisateurs.

Si les utilisateurs n’ont pas la possibilit√© de faire des retours sur la pertinence de la configuration en place ou encore, de proposer des id√©es d’am√©liorations comment savoir si les mod√®les sont adapt√©s ?

Il n’est parfois pas n√©cessaire de chercher bien loin : Microsoft Forms permet de mettre en place tr√®s rapidement ce type de collecte tout en ayant les capacit√©s de s’int√©grer pleinement au sein d’une application Power Apps et Microsoft Teams !

Template as a Service

En lien direct avec les mod√®les d’√©quipes Teams, de Groupes ou de SharePoint, il est souvent n√©cessaire de pouvoir √©tendre les capacit√©s de productivit√© des espaces de collaboration avec des mod√®les d√©di√©s √† des usages sp√©cifiques.

Teams est pr√©sent depuis maintenant bient√īt 4 ans et pour autant encore tr√®s peu d’organisation l’utilise √† son plein potentiel. Pourquoi ? car encore trop peu de populations sont bien form√©es au champs des possibles qu’apporte Teams. Ne n√©gligez pas l’importance et l’impact de l’adoption, de la formation et bien sur la gestion du changement.

  • Besoin d’enregistrer une r√©union ? un webinar ? une vid√©o ? => Vous avez Teams donc vous avez Stream ūüďĻ
  • Besoin d’organiser des t√Ęches pour votre projet ? votre √©quipe ? => Vous avez Teams donc vous avez Planner ‚úÖ
  • Besoin de travailler sur des donn√©es et les mettre en forme ? => Vous avez Teams donc vous avez un espace PowerBI ūüďä
  • Besoin de partager de l’information et cr√©er du contenu ? => Vous avez Teams donc vous avez aussi SharePoint ūüĆź
  • Besoin de cr√©er des sondages, collecter des r√©ponses et analyser le tout ? => Vous avez Teams donc vous avez un espace Forms collaboratif ‚ĀČÔłŹ
  • Besoin de prendre des notes partag√©s ? Vous avez Teams donc vous avez OneNote ūüďĚ
  • Besoin d’automatiser vos processus collaboratifs ? Vous avez Teams donc vous avez acc√®s aux int√©grations de la Power Platform ūüöÄ

La strat√©gie consiste √† construire des “Templates as a Service” pour permettre aux utilisateurs de pouvoir venir mixer les utilisations de ces briques entre elles et ainsi venir construire de nouveaux templates qui vont venir nourrir votre catalogue global.

Capacit√© d’approbation

Disposer de mod√®le d’√©quipe Teams, de mod√®le SharePoint ou de mod√®le Yammer c’est tr√®s bien mais est-ce que l’int√©gralit√© de ces mod√®les ont vocation √† √™tre utilis√© par l’ensemble de l’organisation en libre acc√®s ?

Il est souvent n√©cessaire de restreindre l’acc√®s √† certains mod√®les via des approbations et quoi de mieux que la Power Platform et les capacit√©s natives de cr√©ation de processus d’approbation via Power Automate permettant de g√©rer la validation, le rejet ou encore le transfert d’une demande √† une personne tierce, le tout en restant dans les conversations Teams ?

Pouvant s’appuyer sur le m√™me principe que la convention de nommage : il est possible de construire des approbations simples avec des approbateurs par mod√®les d’√©quipes ou d’aller beaucoup plus loin et venir s’appuyer sur l’annuaire Azure Active Directory et les informations de l’organisation pour venir construire un syst√®me d’approbation avanc√©e √† plusieurs niveaux.

Tout en sachant bien sur que l’ensemble de ces fonctionnalit√©s sont natives avec la Power Platform et, cerise sur le g√Ęteau, aucune information ne sortira de l’environnement Microsoft 365 contrairement √† une solution tierce bas√©e sur un model SaaS qui aspire toujours √† minima une partie des informations de l’environnement comme vous pouvez le voir sur les applications Teams tierces. Il est donc tr√®s important de prendre en compte cet aspect dans le choix de votre solution. Et c’est l√† que la Power Platform se d√©marque totalement.

Exemple d’autorisations n√©cessaires pour le fonctionnement d’une application tierce. Cela repr√©sente les donn√©es qui sont partag√©s, sont accessible par l’√©diteur tiers et donc transite en dehors de l’environnement Microsoft 365.

Cycle de vie avancé :

A ce jour tr√®s peu de solutions de Gouvernance proposent une gestion fine du cycle de vie des √©quipes Teams et donc des Groupes Microsoft 365. Pour autant Microsoft ne laisse pas les organisations sans solution : Une partie des fonctionnalit√©s sont accessibles √† travers Azure Active Directory mais n√©cessitent d’√™tre consommer au travers de scripts, d’outils et de solutions ce qui n’en rend pas leur adoption tr√®s simple pour des populations non IT.

Il est √©galement n√©cessaire de disposer de licence Azure Active Directory Premium (P1) pour pouvoir utiliser ces fonctionnalit√©s (comme l’expiration des Groupes). Ce qui peut √™tre rapidement un frein pour beaucoup d’entreprises qui ont un nombre important d’utilisateurs.

Enfin, comme vous l’avez compris √† la lecture de mes diff√©rents articles : il n’existe pas de Gouvernance g√©n√©rique. Qui dit Gouvernance, dit sp√©cificit√© et dit √©galement, contexte m√©tier. Cela doit se retrouver dans les capacit√©s de la solution √† pouvoir s’adapter et √™tre flexible. C’est l√† une fois de plus que l’utilisation de la Power Platform permet de se d√©marquer nettement des outils tiers qui sont eux contraints et limit√©s aux fonctionnalit√©s propos√©es par l’√©diteur. Avec la Power Platform il est possible de modifier des param√®tres, d’ajouter des fonctionnalit√©s, d’en enlever, etc…

Pour en revenir au cycle de vie, la Power Platform et plus particuli√®rement Power Automate via les processus d’approbations permettent d’interagir directement avec l’experience utilisateur dans Teams sans avoir √† utiliser d’outils externes ce qui √©vite tout changement de contexte et donc toute perte de temps.
Il est donc possible de venir contr√īler l’expiration d’une √©quipe Teams et de d√©clencher un processus avec approbation pour d√©terminer si l’√©quipe doit √™tre Archiv√©e, Renouvel√©e, Supprim√©e, D√©plac√©e ou encore la faire passer par un processus d√©di√©. Enfin plut√īt que d’utiliser les Emails, il est √©galement possible d’interagir avec les responsables des √©quipes Teams √† l’aide d’un ChatBot directement dans Teams.

Teams, pour les gouverner tous.

Le cycle de vie peut √™tre diff√©rent pour chaque organisation mais aussi pour chaque mod√®le d’√©quipes, type de projets ou d√©partements. Il peut √™tre judicieux d’articuler le design de votre Gouvernance autour des mod√®les d’√©quipes ou encore de la classification des donn√©es pouvant eux m√™me d√©terminer le cycle de vie attendu qui sera donc automatiquement d√©clench√©. Nous allons voir par la suite la pertinence de cette strat√©gie.

Une solution Moderne intégrée nativement à Microsoft Teams

D’un point de vue Experience Utilisateur il n’est pas bon de devoir sortir de Microsoft Teams pour cr√©er des √©quipes Teams. Il est donc impensable de mettre en place une solution bas√©e sur un formulaire pr√©sent sur une page web ou un site externe. M√™me si ce dernier peut √™tre int√©gr√© dans Teams, son accessibilit√© et donc son utilisation aurait un impact n√©gatif fort sur l’experience tout en accentuant la complexit√© d’Adoption.

Il est donc primordial de disposer d’une solution moderne, nativement int√©gr√©e dans l’interface de Microsoft Teams, permettant de se fondre totalement dans l’interface et le design de Microsoft Teams pour arriver √† un point o√Ļ l’utilisateur ne fait plus de diff√©rence entre l’outil de gouvernance et les menus de l’interface Teams.

Power Apps, qui est la brique permettant de construire des formulaires, des applications m√©tiers d’entreprise, permet de cr√©er des applications totalement int√©gr√©es √† Microsoft Teams. Il est donc tr√®s facile de venir automatiquement √©pingler une application dans l’interface Teams de chaque collaborateur et cela sans aucun effort IT.

Enfin, lorsque l’on parle de solution Moderne, on pense tout de suite √† des beaux logos, un beau design, mais cela ne se r√©sume pas √† l’aspect visuel. Il faut prendre en compte toute la partie accompagnement, notifications, onboarding, automatisation, guide √† la premi√®re utilisation etc… L’objectif est d’arriver √† concilier accompagnement des nouveaux utilisateurs en maximisant les messages d’adoption et d’aide √† une premi√®re utilisation, sans pour autant risquer de venir surcharger de messages des utilisateurs qui seraient d√©j√† bien habitu√©s √† l’utilisation de la solution.

La flexibilit√© de la Power Platform est ici encore un grand avantage compar√© √† beaucoup d’autre solution. Il est tr√®s simple d’ajouter des notifications, des options d’aide au lancement en se basant sur des metrics d’utilisation propre √† chaque population ou faisant le lien avec le mod√®le d’√©quipe utilis√©.

Voici deux cas concrets permettant de comprendre le champs des possibles pour vous projeter avec vos propres besoins

  • L’utilisation d’un mod√®le de d√©mo (Merci √† Th√©ophile Chin-Nin pour ce concept) qui permettra √† chaque collaborateur souhaitant d√©couvrir Teams d’effectuer des tests sans risque d’impacter une √©quipe existante. Cette experience est renforc√©e avec la pr√©sence d’une limitation √† une √©quipe de ce type par utilisateur et l’activation de l’auto archivage de cette √©quipe pass√© un certain d√©lais. Enfin les √©quipes d’Adoption et de Change de l’organisation peuvent ainsi optimiser ce mod√®le en y int√©grant, vid√©os, parcours de formation et toute ou partie du Microsoft Teams Advisor.
  • L’utilisation d’un mod√®le de gestion de crise : permettant une cr√©ation tr√®s rapide d’une √©quipe incluant l’automatisation de l’ajout des parties prenantes bas√© sur le type de crise, en y incluant des notifications nominative, la cr√©ation de t√Ęches, l’ajout de pont de conf√©rence, de ressources documentaires et la possibilit√© d’y deployer des outils de communication transverse permettant tr√®s rapidement de g√©rer la diffusion de l’information √† l’√©chelle de l’organisation.

Une administration centralisée accessible et intuitive

La Power Platform permet de créer des solutions métiers rapidement quand il fallait avant des mois à une équipe de Développeurs pour construire ces mêmes solutions.

La Power Platform r√©pond tr√®s bien au principe de Pareto souvent appel√© l√† loi du 80/20 tout en permettant √† toute une nouvelle population de s’approprier les capacit√©s qui y sont pr√©sentes. Cette “nouvelle” population est souvent appel√©e Citizen Developer ou Power User. G√©n√©ralement ce sont des utilisateurs finaux qui vont utiliser l’ensemble des outils mis √† disposition par la DSI pour r√©aliser une application ou automatiser un processus et ainsi gagner en productivit√© que ce soit pour un usage personnel ou dans le cadre d’une √©quipe, d’un projet, d’un d√©partement.

Pour rappel, comme nous avons pu le voir pr√©c√©demment, la Gouvernance Teams n’est pas seulement un challenge pour l’IT mais aussi et surtout pour les m√©tiers et la gestion de l’information au sein de l’organisation.

Il est primordial d’int√©grer les m√©tiers dans vos discussions et ateliers pour la mise en place et la r√©ussite d’un projet de Gouvernance Teams.
D’experience, exclure les responsables m√©tiers, manager et direction de cette reflexion am√®ne tr√®s souvent √† deux situations √† tr√®s court terme post-projet :

  • L’√©chec de l’adoption et un risque fort de Shadow IT
  • Un grande charge non initialement pr√©vue pour r√©ajuster la Gouvernance afin de r√©pondre aux vrais besoins m√©tiers (mod√®les non adapt√©s, cas d’usage non pris en compte…) ce qui peut entrainer un impact fort sur l’experience.

C’est donc gr√Ęce √† la Power Platform et dans notre cas Power Apps qu’il est possible de construire √† l’int√©rieur m√™me de la solution, des acc√®s d√©di√©s √† une population en charge de la Gouvernance. Cette population pourra, depuis Teams venir faire √©voluer, ajuster et ainsi rendre disponible des modifications visibles imm√©diatement par les utilisateurs.
Enfin cela n’emp√™che pas de pouvoir s’appuyer √† tout moment sur des profils Pro-Dev qui seront en capacit√© d’ajouter des fonctionnalit√©s et des param√®tres, qui deviendront consommable par cette population de Power-User.

Un reporting & monitoring totalement automatisé

Que serait la gouvernance sans Monitoring ? Comment savoir si la solution est bien utilisée ? voir même si elle est utilisée tout court ?

Mieux encore : Comment d√©tecter des usages ? Mettre en √©vidence la consommation des Groupes Microsoft 365, des √©quipes Teams ? Et surtout comment aller plus loin que les rapports natifs de Microsoft en faisant parler les donn√©es dans le contexte de l’organisation ?

Beaucoup d’organisations que j’ai pu rencontrer n’ont pas connaissance des rapports d’usages natifs de Microsoft. Cette mine d’information gratuite est accessible √† toute organisation sous Office 365 et m√©rite d’√™tre partag√©e et utilis√©e comme point de d√©part pour venir renforcer les informations li√©es √† la Gouvernance Teams.

Image of the Microsoft 365 usage executive summary.

Malheureusement ces rapports ne vont pas assez loin, il ne permettent pas d’identifier rapidement les √©quipes sans propri√©taires, les √©quipes obsol√®tes ou encore les √©quipes sans classifications, les r√©unions par √©quipes, les partages par nom de domaines etc…

Enfin, mieux qu’identifier, pourquoi ne pas utiliser √† nouveau la Power Platform et plus particuli√®rement Power BI pour venir automatiser le d√©clenchement de processus en se basant sur des alertes. Et si je vous dis que le tout est … consommable √† travers Teams voir m√™me √† travers Power Apps, vous me suivez ?

Microsoft Teams comme une plateforme !

Il est √©galement possible d’automatiser ce reporting et cette collecte d’information en utilisation les capacit√©s d’automatisation de Power Automate pour r√©cup√©rer les rapports mais aussi pour construire ses propres rapports en venant lire les signaux d’utilisations pr√©sents dans l’API Graph.

Ces signaux ne sont ni plus ni moins que des indicateurs permettant, une fois collect√©s, d’√™tre mis en forme dans des tableaux de bord et rapports Power BI pour disposer des donn√©es sous une forme compr√©hensible et qui permettra de pouvoir prendre des d√©cisions.

Ma√ģtriser les co√Ľts financiers :

Il est primordial de regarder aussi le co√Ľt g√©n√©r√© par une solution de ce type et c’est souvent l’un des avantages principaux de la Power Platform compar√© √† des solutions tierces de type SaaS.

Apr√®s l’aspect s√©curit√©, ou encore le c√īt√© rigide d’une application sur laquelle il n’est pas possible de venir y apporter soit-m√™me de la personnalisation : le co√Ľt d’une solution de ce type est √† l’oppos√© des solutions SaaS. Ces derni√®res sont tr√®s souvent sur un mod√®le de facturation par utilisateur par mois ce qui peut monter tr√®s vite pour certaines organisations. Enfin, qui n’a jamais vu le fameux prix “contactez nos sales”, r√©v√©lateur d’un mod√®le √©conomique pouvant subir des fluctuations.

Le mod√®le √©conomique associ√© √† une solution de Gouvernance Teams reposant sur la Power Platform, surprend tr√®s souvent celles et ceux qui le d√©couvrent. Il faut reconnaitre que le licensing de la Power Platform n’a rien de tr√®s sexy et peut parfois faire perdre la t√™te aux plus exp√©riment√©(e)s des consultant(e)s.

Toutefois dans notre cas une seule et unique licence sera n√©cessaire pour executer l’ensemble des workflows permettant de faire fonctionner la globalit√© de la solution.

LicensingDESCRIPTION
Power Apps CanvasIncluded in all Microsoft Office 365 License Bundle from Business to E3 & E5
Power Automate PremiumOnly 1 license is required to run the solution (HTTP Premium action)

Enfin, il est important d’√™tre transparent, ce mod√®le n’est pas √©crit dans le marbre, mais si l’on part du principe que seul les processus sont √† m√™me d’avoir besoin de connecteur(s) Premium, il ne sera pas n√©cessaire de disposer de licence particuli√®re pour les utilisateurs de la solution (en dehors des licences Office 365 bien s√Ľr).

Ajouter √† cela, et toujours en fonction de certains sc√©narios plus, il peut √™tre n√©cessaire d’augmenter la s√©curit√© avec la mise en place d’Azure Key Vault. Cela implique donc de disposer d’une souscription Azure.

C’est √† nouveau un des nombreux avantages de la Power Platform et sa capacit√© d’extension √† l’√©cosyst√®me Azure pour b√©n√©ficier de services avanc√©s ou pour se connecter √† des parties du SI externe √† l’√©cosyst√®me Microsoft 365, tout en gardant un contr√īle sur le flux d’information qui transite.

Bonus : Prendre en compte l’historique

Tout r√©cemment et avec l’aide de Th√©ophile Chin-Nin : J’ai pu constater l’√©mergence d’un nouveau besoin associ√© √† la Gouvernance Teams et la gouvernance des espaces de Collaboration de mani√®re g√©n√©rale.

Comment faire lorsque l’on d√©marre la mise en place d’un projet de Gouvernance Teams avec la pr√©sence de 200, 500, 10 000 √©quipes Teams d√©j√† existantes et donc pr√©sentes au sein de l’organisation ?

Teams est pr√©sent depuis bient√īt 4 ans, il est donc tout naturel que dans beaucoup d’organisation des √©quipes Teams ou des Groupes Microsoft 365 soient d√©j√† pr√©sents. Il est souvent constat√© qu’une partie de ces espaces sont obsol√®tes. D’o√Ļ l’importance d’effectuer √† minima un audit et surtout de mettre en place un monitoring automatis√© pour se pr√©munir de ce type de situation.

Malheureusement ce nouveau besoin se v√©rifie d’autant plus aujourd’hui avec une multitude d’organisations qui se sont lanc√©es sur une utilisation intensive de Microsoft 365 et plus particuli√®rement de Microsoft Teams sans strat√©gie √©tablie au pr√©alable et pour beaucoup, de mani√®re forc√©e face √† la situation du COVID-19. Cette derni√®re a fait saut√© beaucoup de barri√®res pour permettre au maximum de collaborateurs de pouvoir travailler √† distance mais, cela a tr√®s souvent √©t√© fait au d√©triment de la s√©curit√© et de la gouvernance.

Il est donc plus que n√©cessaire de venir qualifier ces espaces, de contr√īler leur conformit√© par rapport aux r√®gles de s√©curit√© et de partage de l’information en vigeur et ainsi d’y appliquer la bonne gouvernance.

L√† o√Ļ la Power Platform se d√©marque, c’est qu’elle permet de venir construire une solution permettant de faire qualifier par les m√©tiers, des √©quipes Teams et ainsi faire rentrer dans le cycle de vie ces espaces de collaboration. Que ce soit √† l’aide du Chat Bot Power Virtual Agent ou simplement en construisant un processus Power Automate et en utilisant les notifications natives du Bot Flow. Il est tr√®s simple d’interagir directement avec les propri√©taires des Groupes Microsoft 365 n√©cessitant une attention particuli√®re et de les guider dans la qualification de l’espace qui est sous leur responsabilit√©.

Comment s’y retrouver ?

Pour “r√©sum√©” cela je vous partage ici un mind-map (qui est en constante √©volution) afin de vous donner une id√©e du champs des possibles d√®s lors que l’on commence √† rentrer dans le monde merveilleux de la Gouvernance Teams √† travers la Power Platform. N’h√©sitez pas √† vous en servir et √† le partager. Vous pouvez aussi me contacter pour y apporter des am√©liorations. #SharingIsCaring

J’esp√®re que la lecture de ces articles autour des Groupes Microsoft 365 et de la Gouvernance Teams vous aide √† mieux comprendre l’importance de ce sujet et pourquoi TOUTES les organisations qui utilisent Microsoft 365 sont concern√©es. Enfin la Power Platform est une des briques essentielles de toutes les licences Microsoft Office 365. Pour des raisons √©videntes de rationalisation, mais aussi comme nous avons pu le voir concernant des aspets s√©curit√©s, maitrise et flexibilit√©, il est important pour beaucoup d’entreprise venir la challenger les capacit√©s de la Power Platform d√®s lors qu’il s’agit de construire une solution digitale pour r√©pondre √† un besoin m√©tier.

A venir dans les prochains articles : des mises en situation réelle de cette solution.