Les Groupes Office 365 sont prĂ©sents depuis plusieurs annĂ©es au sein des environnements Microsoft 365 et pour autant, il n’existe que de peu d’articles sur le sujet. Les prĂ©sentations avancĂ©es concernant les concepts, les subtilitĂ©s et le fonctionnement des Groupes Office 365 sont plutĂ´t rares, et trop souvent rĂ©servĂ©s aux communautĂ©s techniques avec leur Ă©vènements annuels tel que Ignite ou encore la SharePoint Conference.

Source Microsoft

J’ai eu la chance de rĂ©aliser lors du Microsoft Envision Tour Ă  Paris en Novembre 2019, une prĂ©sentation autour d’une solution de gouvernance de Microsoft Teams. Lors de l’Ă©change en fin de prĂ©sentation avec l’auditoir, les questions et les Ă©changes que j’ai pu avoir avec les personnes prĂ©sentes m’ont permis de constater, une fois de plus, que les connaissances autour du fonctionnement, de l’utitilisation et de l’administration des Groupes Office 365 Ă©taient absentes. Quel que soit le type de population avec qui j’ai pu Ă©changer de la DSI, jusqu’aux collaborateurs en passant par les directions mĂ©tiers, il existe une grande incomprĂ©hension de ce produit. Mais est-ce seulement un produit ? C’est ce que nous allons voir par la suite. Ce manque d’information m’a Ă©galement Ă©tĂ© remontĂ© par des organisations souhaitant mettre en place et utiliser une gouvernance autour des services Office 365 afin de contrĂ´ler, gouverner, industrialiser et moderniser la gestion des espaces de collaboration pour les projets, des espaces de communication organisationels tout en appliquant les règles de l’entreprise et garantissant une sĂ©curitĂ© et le respect des processus mĂ©tiers et ainsi par la maitrise des Groupes pour libĂ©rer le potentiel de productivitĂ© et de collaboration des collaborateurs.

Source Microsoft

Avant d’aller plus loin il est important de rappeler certains points importants.
Il est primordial d’utiliser la bonne dĂ©nomination et on ne parle plus ici de Groupes Office 365 mais bien de Groupes Microsoft 365. Cela fait parti du changement qui a eu lieu avec le rebranding des licences Microsoft Office 365.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/office-365-groups-will-become-microsoft-365-groups/ba-p/1303601

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Une grande confusion existe entre les Groupes Microsoft 365 et Microsoft Teams. Depuis que Teams est arrivĂ© dans l’Ă©co-système Office 365, ce dernier a fait son bout de chemin et Ă , sans grande surprise, dĂ©passĂ© très rapidement Slack, Skype, WebEx et les autres solutions de collaboration en terme d’utilisateurs quotidien mais aussi sur le nombre d’intĂ©grations natives existantes avec les briques d’Office 365 et le reste de l’Ă©cosystème des applications tierces.

L’objectif de cet article et de mettre en lumière les informations fondamentales autour du fonctionnement des Groupes Office 365 et ainsi mieux comprendre leur positionnement au sein des environnements Microsoft 365 et leur interaction avec le reste des services de productivitĂ© et collaboration tel que SharePoint Online, Planner, Power BI, Stream, OneNote, Outlook, Project, Yammer, Project for the Web et bien Ă©videmment Microsoft Teams.

Source TechCommunity

Un service plus qu’une plateforme

L’un des facteurs qui peut expliquer la grande confusion autour des Groupes Microsoft 365 est qu’ils ont Ă©tĂ© prĂ©sentĂ© comme un produit voir une fonctionnalitĂ© au dĂ©but de leur existence directement accessible et consommable par les utilisateurs. Cela pour rĂ©pondre Ă  un vrai besoin de modernisation de l’usage des listes de distribution, des boites aux lettres et calendriers partagĂ©s MAIS … c’est lĂ  que Teams vient tout modifier.

De part sa nature Microsoft Teams n’est pas lĂ  pour promouvoir l’usage du mail, Ă  l’inverse du courier Ă©lectronique dans Outlook, Teams s’inscrit dans la longue liste des outils modernes tel que Slack ou encore Discord permettant une conversation instantanĂ©e qui peut se conserver dans le temps, le partage de fichier pour permettre la collaboration ainsi que la possibilitĂ© d’avoir des appels, des rĂ©unions, et bien sur le tout avec une ouverture de l’Ă©cosystème aux applications tierces via le Store et aux solutions mĂ©tiers via la Power Platform, entre autre.

Microsoft a donc fait le choix de retirer de manière native l’accès Ă  la boĂ®te aux lettres et au calendrier partagĂ©s lorsque l’on crĂ©er une Ă©quipe Teams. Ce changement continue encore de faire couler de l’encre dans la communautĂ©.

De part ce changement radical, Microsoft à transformé les Groupes Office 365, initialement lancé en 2014 : https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2014/09/25/delivering-first-chapter-groups-office-365/ ; vous pouvez constater dans cette vidéo de lancement, que les Groupes Office 365 sont présentés comme une plateforme de Collaboration.

Avec l’arrivĂ© de Teams, et l’ajout de Planner, Stream, les espaces Power BI, l’experience moderne dans SharePoint Online, ce choix stratĂ©gique de Microsoft de faire des Groupes Office 365 un service plus qu’un produit est assez logique. Cela a un impact des plus positif pour aider l’adoption Ă  amener l’organisation vers un usage plus collaboratif des outils tout en rĂ©duisant les silos d’informations, toutefois, cĂ´tĂ© IT, Manager, Direction MĂ©tiers et DSI cela peut compliquer la tâche d’administration et de gouvernance.

Un Groupe Microsoft 365 est Ă  voir comme un gestionnaire d’identitĂ© et de ressources : permettant de rassembler un ensemble d’utilisateurs au sein d’un objet unique dans l’annuaire Azure Active Directory ET de permettre Ă  ces membres d’accĂ©der Ă  un ensemble d’outils permettant de crĂ©er du contenu partagĂ© au sein d’un espace de travail commun.

La crĂ©ation d’un Groupe Microsoft 365 peut ĂŞtre assimilĂ© Ă  un service executĂ© en fond de tâche (backend Office365/Azure) qui a pour objectif d’activer l’ensemble des ressources nĂ©cessaires pour la collaboration tout en incluant l’ajout des droits nĂ©cessaires pour permettre Ă  un ensemble d’utilisateurs d’y accĂ©der.

Source TechCommunity

Toutefois la configuration d’un Groupe Microsoft 365 varie en fonction de sa crĂ©ation et plus prĂ©cisement de l’endroit ou le service qui a dĂ©clenchĂ© sa crĂ©ation.

La crĂ©ation d’un Groupe Microsoft 365 concerne les produits de la suite Office 365 suivants : SharePoint, Planner, Teams, Outlook, Power BI, Stream, Yammer. Par dĂ©faut, au sein d’un environnement Office 365, la crĂ©ation des Groupes Office 365 est accessible Ă  toute personne. Il est Ă©galement possible pour les Groupes Office 365 d’avoir des propriĂ©taires internes Ă  l’organisation, des membres et des invitĂ©s externes.

En rĂ©sumĂ©, lorsqu’un Groupe Office 365 est crĂ©Ă©, un processus de crĂ©ation automatique est dĂ©clenchĂ© pour provisionner les ressources (aka #workloads) et donner accès aux utilisateurs concernĂ©s Ă  ces dernières. Un Groupe Microsoft 365 agit donc principalement comme une socle technologique de gestionnaire d’identitĂ©s, de droits et porteur de ressouces consommables par les collaborateurs dans leurs interfaces respectives.

Source : Jumpto365

Ces utilisateurs vont Ă©galement pouvoir disposer automatiquement d’une boite au lettre partagĂ©e (shared mailbox) et d’un calendrier le tout pour aider au dĂ©veloppement de la collaboration.

Lorsqu’un Groupe Microsoft 365 est crĂ©Ă© depuis SharePoint, cela aura pour consĂ©quence de provisionner automatiquement les ressources telles que la boite aux lettres partagĂ©s (SharedMailbox) avec fonctionnalitĂ© de liste de distribution (DistributionList), le calendrier d’Ă©quipe (GroupCalendar) et un plan Planner.

Lors qu’un Groupe Microsoft 365 est crĂ©Ă© depuis Outlook, une collection de sites SharePoint, un plan Planner, une boite aux lettres partagĂ©e avec des fonctionnalitĂ©s de liste de distribution (shared mailbox / distribution list) et un calendrier de groupe sont automatiquement crĂ©Ă©s.

Lorsqu’un Groupe Microsoft 365 est crĂ©Ă© suite Ă  la crĂ©ation d’une Ă©quipe Microsoft Teams, ce dernier disposera des ressources tel que SharePoint, Planner, Power BI, Stream ou encore One Note mais sans permettre nativement aux membre de pouvoir consommer et donc utiliser pleinement les fonctionnalitĂ©s de boite aux lettres et calendrier partagĂ©s .

Enfin, lorsqu’une restriction sur la crĂ©ation des Groupes Microsoft 365 est en place au sein d’un environnement Office 365 cela nĂ©cessite une reflexion transverse des usages collaboratifs afin de disposer d’un outillage adaptĂ© et d’une stratĂ©gie forte permettant de rĂ©pondre Ă  l’ensemble des cas mĂ©tiers prĂ©sents au sein de l’organisation et qui nĂ©cessiteraient l’utilisation d’un Groupe Microsoft 365

Les utilisateurs et les invitĂ©s disposent d’une identitĂ© au sein d’Azure Active Directory. Enfin il est Ă©galement possible d’appliquer un ensemble de règles, de classification et de sensitivitĂ© Ă  un Groupes Microsoft 365 pour aider la gouvernance et mieux protĂ©ger les donnĂ©es qui y sont associĂ©es.

En rĂ©sumĂ© Les Groupes Office 365 sont le coeur de la collaboration au sein de la Modern Workplace de Microsoft. Permettant d’accĂ©der et de consommer un ensemble de service et Ă©tant le socle technologique sur lequel repose Microsoft Teams et le reste de l’Ă©cosystème Office 365 il est important de comprendre son fonctionnement, de suivre son Ă©volution et de disposer des outils pour contrĂ´ler l’accès, la crĂ©ation et la sĂ©curitĂ© afin de pouvoir utiliser ce service en adĂ©quation avec les règles de l’entreprise et la stratĂ©gie souhaitĂ©e.

Dans un prochain article je prĂ©senterai : les capacitĂ©s d’administration et les bonnes pratiques de gouvernances avec ou sans licence Azure Active Directory P1